1. Το Εργαστήριο είναι υπεύθυνο, μέσω νομικά εκτελεστών δεσμεύσεων, για τη διαχείριση όλων των πληροφοριών που λαμβάνονται ή που δημιουργούνται κατά την εκτέλεση των εργαστηριακών δραστηριοτήτων. Το Εργαστήριο ενημερώνει τον πελάτη εκ των προτέρων για τις πληροφορίες που προτίθεται να δημοσιοποιεί. Όλες οι πληροφορίες θεωρούνται εμπιστευτικές εκτός από τις πληροφορίες που ο πελάτης διαθέτει στο κοινό ή αυτές που συμφωνούνται από το Εργαστήριο και τον πελάτη (π.χ. με σκοπό την απόκριση σε παράπονα).
2. Όταν το Εργαστήριο υποχρεούται από το νόμο ή εξουσιοδοτείται από συμβατικές διευθετήσεις να παρέχει εμπιστευτικές πληροφορίες, οι πληροφορίες που παρέχονται κοινοποιούνται στον πελάτη ή στο ενδιαφερόμενο άτομο, εκτός εάν απαγορεύεται από ειδική πρόνοια σχετικής νομοθεσίας
3. Οι πληροφορίες σχετικά με τον πελάτη που λαμβάνονται από άλλες πηγές εκτός του πελάτη (π.χ. κανονιστικές αρχές και παραπονούμενοι) παραμένουν εμπιστευτικές μεταξύ Εργαστηρίου και του πελάτη. Η ταυτότητα της πηγής των πληροφοριών παραμένει εμπιστευτική πληροφορία και το Εργαστήριο δεν την αποκαλύπτει με τον πελάτη, εκτός εάν έχει συμφωνηθεί με την πηγή.
4. Όλο το προσωπικό και συνεργάτες του Εργαστηρίου (συμπεριλαμβανομένων μελών επιτροπών, αναδόχων, προσωπικού εξωτερικών φορέων ή φυσικών προσώπων που ενεργούν εκ μέρους του Εργαστηρίου)έχουν υποχρέωση να τηρούν την εμπιστευτικότητα όλων των πληροφοριών που λαμβάνονται ή δημιουργούνται κατά την εκτέλεση των εργαστηριακών δραστηριοτήτων. Εξαίρεση είναι ειδική πρόνοια σχετικής νομοθεσίας.
5. Το Εργαστήριο διαθέτει πολιτική και μέτρα που διασφαλίζουν την εμπιστευτικότητα πληροφοριών και των δικαιωμάτων ιδιοκτησίας των πελατών τους οι οποίες επεκτείνονται και στην προστασία της ηλεκτρονικής αποθήκευσης και μεταφοράς αποτελεσμάτων δοκιμών. Παράλληλα, όλο το προσωπικό δεσμεύεται ενυπόγραφα με δήλωση εμπιστευτικότητας (βλέπε Περιγραφές Εργασίας).
6. Όταν εντοπίζεται διακινδύνευση στην εμπιστευτικότητα, το Εργαστήριο προσδιορίζει μέτρα και ενέργειες ελέγχου και τα εφαρμόζει για την εξάλειψη ή ελαχιστοποίηση της, την τεκμηριώνει και τηρεί σχετικά αποδεικτικά στοιχεία.
Η πολιτική του Εργαστηρίου XS LAB συνίσταται στην παροχή αξιόπιστων και έγκυρων αποτελεσμάτων στις δοκιμές που αναλαμβάνονται. Η διεύθυνση εκπληρώνει την πολιτική μέσω της δέσμευσης της για:
• Την τήρηση της καλής επαγγελματικής πρακτικής για τη διενέργεια των δοκιμών και των παρεχόμενων υπηρεσιών.
• Την εφαρμογή πρότυπων μεθόδων δοκιμών όπως αυτές περιγράφονται σε Ευρωπαϊκά ή διεθνή πρότυπα και στην Κυπριακή νομοθεσία.
• Την συνεργασία με τους πελάτες του ώστε να ικανοποιεί τις ανάγκες τους και να εξασφαλίζει την εμπιστευτικότητα, την αμεροληψία και την ακεραιότητα στη διαχείριση των πληροφοριών που σχετίζονται μ’ αυτούς.
• Την λειτουργία του με τρόπο που δεν θέτει σε αμφισβήτηση την εμπιστοσύνη στην ανεξάρτητη κρίση και την ακεραιότητά του.
• Την παροχή πλήρους υποστήριξης στο προσωπικό ώστε να εκτελεί τα καθήκοντα του με ακεραιότητα και αντικειμενικότητα.
• Την παροχή διευθετήσεων στο προσωπικό που να εξασφαλίζουν ότι θα εκτελεί τα καθήκοντα του ελεύθερα από οποιεσδήποτε εσωτερικές και εξωτερικές πιέσεις.
• Τη διαφύλαξη της πλήρους εμπιστευτικότητας των αναλαμβανόμενων εργασιών.
• Την παροχή των κατάλληλων μέσων και πόρων και την αναβάθμιση της εργαστηριακής υποδομής.
• Την εργοδότηση ικανού προσωπικού και την παροχή και την ενθάρρυνση της συμμετοχής του, σε κατάλληλη εκπαίδευση.
• Την θέση στόχων και σκοπών για τη διαρκή βελτίωση της αποτελεσματικότητας του συστήματος διαχείρισης ποιότητας.
Το σύστημα διαχείρισης της ποιότητας του Εργαστηρίου XS LAB ακολουθεί το διεθνές πρότυποISO 17025:2017 και είναι σύμφωνο με τις απαιτήσεις των κανονισμών και των κριτηρίων του Κυπριακού Φορέα Διαπίστευσης (ΚΟΠΠ) και των αρμοδίων αρχών.
Το προσωπικό μας δεσμεύεται για την ουσιαστική υποστήριξη και εφαρμογή της Πολιτικής μας και στην εφαρμογή των σχετιζόμενων πρακτικών και διαδικασιών κατά την άσκηση των καθηκόντων του.
ΕΠ-01 Κεφ. Δ
1. All laboratory activities are impartially implemented and the laboratory will design and manage them in away that impartially will be ensured.
2. The laboratory’s management is committed to impartiality:
• The laboratory is independent and it’s not part of any other organization or company which has other activities apart conducting tests.
• The laboratory as also its personnel are free from any other unjustified financial and other pressure which could affect their technical judgement or their compliance with ISO 17025 requirements.
• The laboratory and its personnel are not involved in any activity which could jeopardize confidence in the independence of its judgement and its integrity.
• This commitment is part of the relevant policy statement.
3. The laboratory is responsible for the impartiality of its laboratory activities and shall not allow commercial, financial or other pressures to compromise impartiality.
4. The laboratory identifies, evaluates and records risks to its impartiality in on-going basis and it includes those risks that arise from its activities or from its relationships of from its personnel relationships. However,these relationships do not necessarily present risks at laboratory’s impartiality. Note: A relationship that threatens the impartiality of the laboratory can be based on ownership, governance, management, personnel, shared resources,finances, contracts, marketing (including branding) and payment of a sales commission or other inducement for the referral of new customers etc.
5. When a risk to impartiality is identified, the laboratory demonstrates measures and actions control and it implements them to eliminate or minimize the risk,documents and keep relevant evidence.
6. The laboratory implements the following prevention and control measures:
• It has procedures which ensure that the management and its personnel are not under internal and external commercial, financial or other pressures or impacts that can adversely affect the results of the laboratory’s work.
• All personnel is informed of his / her obligation to maintain their independence from commercial and financial interests.
• At the same time, all personnel is committed with a signed statement of independence and impartiality (see Job Description), in which he/ she report any direct or indirect relations or connections with laboratory’s customers or others.
• These statements are filed.
• The benefits of laboratory’s personnel are not related to the number of the laboratory tests conducted neither to their results.
ΕΠ-01 Κεφ. Δ 4.1